เพราะชีวิตนี้ไม่ได้มีแค่งาน

ใน 1 วัน มี 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่ทำไมเวลาของเรากลับไม่เท่ากัน หลายคนก็ดูเหมือนจะมีเวลาเหลือเฟือทั้งๆที่งานล้นมือ ในขณะที่หลายคนทำงานหนักจนไม่มีเวลาพักผ่อน นั่นเป็นเพราะเรา “ไม่มีเวลา” จริงๆ หรือเราจัดสรรเวลาทำงานผิดกันแน่?

ในเมื่อเวลาเป็นสิ่งมีค่าที่สุดเพราะไม่สามารถย้อนกลับมาได้ การบริหารเวลาจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกคน ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร เจ้าของกิจการ หรือแม้แต่พนักงานธรรมดา วันนี้ซันนี่เลยนำ 6 เทคนิคการบริหารเวลามาฝาก เพื่อให้ทุกคนได้ใช้เวลาทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพ นอกจากการบริหารเวลาที่ดี จะช่วยให้เราทำงานสำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายแล้ว ยังทำให้เราสามารถแบ่งเวลาให้ครอบครัวและคนรอบข้างได้อย่างมีคุณภาพอีกด้วย

“เพราะเรื่องสำคัญในชีวิตไม่ได้มีแค่เรื่องงาน”

1. จัดลำดับความสำคัญด้วย Eisenhower Matrix

สาเหตุหนึ่งที่งานล้นมือก็เพราะเราไม่ได้จัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำนั่นเอง แน่นอนว่างานแต่ละอย่างสำคัญไม่เท่ากัน และงานบางอย่างอาจไม่จำเป็นต้องทำเลยก็ได้ การให้ความสำคัญกับงานที่ไม่จำเป็นต้องทำจะทำให้เราเสียเวลาโดยใช่เหตุ

ซันนี่มีเทคนิคการจัดลำดับความสำคัญของงานมาฝาก หลายๆ คนอาจรู้จักอยู่แล้วในชื่อ Eisenhower Matrix โมเดลการบริหารเวลาที่คิดค้นโดย Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา 

Eisenhower Matrix แบ่งงานเป็น 4 ประเภทตามลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน ดังนี้

1. งานที่สำคัญ และเร่งด่วน ควรทำทันที
2. งานที่สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน ควรจัดเวลาทำให้เหมาะสม
3. งานที่ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน ควรส่งต่อให้คนที่ถนัดในงานนั้นๆทำต่อ
4. งานที่ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน ควรลดการทำ หรือหยุดทำ

2. กำหนดวัตถุประสงค์ของงานแต่ละชิ้น

การจะจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละชิ้นได้ เราควรมีหลักเบื้องต้นดังนี้

1. กำหนดวัตถุประสงค์ที่แน่ชัดว่าทำงานนั้นๆไปเพื่ออะไร
2. วัตถุประสงค์ของงานแต่ละชิ้นที่เราทำนั้น ตอบสนองเป้าหมายหลักของเราหรือไม่
3. งานนั้นให้คุณค่ากับเราในด้านไหน 

งานบางงานอาจไม่ได้มีคุณค่าตอบแทนเป็นเงิน แต่มีคุณค่าต่อจิตใจ ก็ถือเป็นวัตถุประสงค์ของงานนั้นได้เหมือนกัน อยู่ที่ว่าเราให้ความสำคัญกับอะไร

แต่ก็มีบ่อยครั้งเหมือนกันที่เรามักจะพบว่างานที่ทำอยู่ ไม่ได้ตอบสนองเป้าหมายหลักที่เราต้องการเลย ที่นี้ เราก็พอจะทราบแล้วว่าควรจะทำงานนั้นๆต่อหรือหยุดทำแล้วเอาเวลาไปทำงานชิ้นอื่นที่สำคัญกว่าแทน

3. กำหนดระยะเวลาการทำงาน

หลังจากตัดงานที่ไม่จำเป็นออกไป และจัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำได้แล้ว เราก็ควรนำงานแต่ละอย่างมาใส่ตารางเวลาของแต่ละวัน กำหนดระยะเวลาการทำงานแต่ละชิ้นให้ชัดเจนไปเลย ว่าจะใช้เวลาทำงานนั้นนั้นกี่ชั่วโมง วิธีการนี้เป็นที่นิยมเป็นที่แพร่หลายในชื่อ “Time Boxing”

การแบ่งเวลาแบบ Time Boxing คือการวางแผนการทำงานล่วงหน้าโดย

1. แตกงานใหญ่เป็นงานย่อยหลายๆงาน
2. กำหนดช่วงเวลาที่แน่นอนในการทำงานแต่ละชิ้น
3. เรียงลำดับความสำคัญ และใส่กิจกรรมทั้งหมดนั้นลงไปในตารางงานประจำวันของเรา

สิ่งที่ต้องระวังในการแบ่งเวลาแบบ Time Boxing คือ ต้องประเมินเวลาการทำงานตามความเป็นจริง หากประเมินเวลาที่ต้องใช้ต่ำเกินไปจนทำงานไม่เสร็จตามระยะเวลาที่กำหนด ก็จะเกิดเป็นความเครียด และกลับไปเข้าวงจร “ไม่มีเวลา” เหมือนเดิม

อย่าลืมจัดเวลาให้ตัวเองได้พักบ้าง เพราะชีวิตต้องมีความสมดุลระหว่างเรื่องงานและคุณภาพชีวิต นอกจากนี้การพัฒนาผลงานให้ดียิ่งขึ้นยังต้องอาศัยสมองที่ปลอดโปร่งและการพักผ่อนที่เพียงพอ

4. หยุดผลัดวันประกันพรุ่ง

ปัจจุบันโลกหมุนเร็ว นวัตกรรมต่างๆเกิดขึ้นตลอดเวลาเข้าทำนอง “ปลาเร็วกินปลาช้า” ใครทำก่อนถึงเส้นชัยเร็วกว่า ไม่เว้นแม้กระทั่งไอเดียที่จะพัฒนางานของเราเอง ถ้ามีไอเดียใหม่ๆผุดขึ้นมาเมื่อไหร่ ซันนี่แนะนำให้จดเอาไว้ทันทีเลยค่ะ ถ้าไอเดียนั้นสอดคล้องกับเป้าหมายของเรา ก็จัดลงตารางงานของเราไปเลย อย่าเดี๋ยว อย่าผลัด อย่าเลื่อน เพราะสุดท้ายเราจะไม่มีวันได้เห็นผลลัพธ์ใหม่ๆที่เราต้องการเนื่องจาก “ไม่มีเวลาทำ”

ทั้งนี้ต้องย้ำว่า ไอเดียนั้นต้องสอดคล้องกับเป้าหมายการทำงาน หรือไม่ก็เป้าหมายชีวิตของเรา เพราะถ้าไม่มีประโยชน์กับชีวิตของเราแล้วล่ะก็ ไม่ว่าไอเดียจะเจ๋งแค่ไหน ก็จะกลายเป็นการเบียดบังเวลาอันมีค่าของเราไปโดยเปล่าประโยชน์

5. ตรวจทานให้เรียบร้อย

การทำงานก็ใช้เวลานานแล้ว แต่บ่อยครั้งที่การแก้งานใช้เวลานานกว่า ดังนั้น ตรวจทานงานที่เราทำให้เรียบร้อยก่อนทุกครั้ง ทั้งความถูกต้องของเนื้อหา และความเรียบร้อยของงาน เพื่อที่เราจะได้ไม่ต้องมาเสียเวลาแก้ทีหลัง

โดยเฉพาะในงานบางประเภทที่มีค่าใช้จ่าย เช่นการทำธุรกิจที่มีการลงทุน หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น นอกจากจะต้องเสียเวลาแก้แล้ว ยังต้องเสียเงิน หรืออาจจะส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์ของธุรกิจอีกด้วย

6. ขอความช่วยเหลือในด้านที่ตนเองไม่ถนัด

เป็นเรื่องปกติที่เราจะทำงานออกมาได้ดีและใช้เวลาน้อยกว่า ถ้างานนั้นเป็นงานที่เราถนัด ในทางกลับกันเรามักจะใช้เวลานานกับงานที่ไม่ถนัด และอาจจะทำออกมาได้ไม่ดีตามเป้าหมายที่ต้องการด้วย

ในปัจจุบันเราจึงได้ยินคำว่า Agile อยู่บ่อยๆ ซึ่ง Agile คือหลักแนวคิดการทำงานแบบกระจายงานออกเป็นส่วนๆ แล้วมอบหมายงานแต่ละด้านให้คนที่ถนัดงานนั้นๆทำ เพื่อกระจายความเสี่ยงในกรณีที่มีโปรเจคที่ทำไม่สำเร็จตามเป้าหมาย โปรเจคอื่นๆหรืองานส่วนอื่นก็ยังเดินหน้าต่อไปได้ 

ดังนั้น ถ้ารู้ตัวว่างานไหนเราไม่ถนัด ก็ควรจะขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงาน หรือมืออาชีพที่เชียวชาญในงานด้านนั้นๆ เพื่อที่เราจะได้นำเวลาและความสนใจไปจดจ่ออยู่กับงานที่เราสามารถสร้างคุณค่าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

และนี่ก็เป็นเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ ที่ซันนี่นำมาฝาก เพื่อให้ทุกคนได้ใช้เวลา 24 ชั่วโมงที่ได้รับมาอย่างเต็มประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์มากที่สุด มีเวลาให้ตนเอง ครอบครัว และคนรอบข้าง สร้าง “Work – Life Balance” ระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวได้นะคะ